mITSM COBIT Reifegradbestimmung und GAP-Analyse

Aufgrund der hohen Durchdringung mit Informationstechnologien sind Unternehmen in kritischem Maße vom Funktionieren der IT abhängig. Dieses starke Abhängigkeitsverhältnis erfordert eine Konzentration auf die Steuerung der IT, also eine angemessene IT Governance.  COBIT^® (Control Objectives for Information and related Technology) gliedert die Aufgaben der IT in Prozesse und unterstützt dadurch die IT Governance durch Bereitstellung einer umfassenden Beschreibung der Kontrollziele für IT-Prozesse und Bestimmung des Reifegrades dieser Prozesse. Angemessen definierte und betriebene IT-Prozesse gewährleisten die Verarbeitung von Informationen, die Verwaltung von IT-Ressourcen (Personal, Technologie, Daten, Anwendungen) und die Erbringung von Services. COBIT^® stellt somit ein Instrument dar, mit dem Lücken im Hinblick auf Kontrollanforderungen sowie Geschäftsrisiken geschlossen werden können.

Für die Bewertung  der Prozessqualität wird ein Reifegradmodell verwendet. COBIT^® beschreibt den Reifegrad in fünf Abstufungen:

COBIT^® liefert zwei Modelle zur Ermittlung des Reifegrades:

•       Auf COBIT^® Prozessebene
•       Auf Attributebene

Bei der Ermittlung des Reifegrades auf COBIT^® Prozessebene werden die 34 spezifischen COBIT^® Prozesse analysiert und in das Reifegradmodell auf Prozessebene überführt. Die Bedeutung der Reifegrade:

• „0“:      kein Prozess vorhanden, der Reifegrad ist automatisch erreicht
• „1“:      Fachpraktiken werden umgesetzt, aber adhoc und situationsbezogen
• „2“:      gleichartige Verfahren werden eingesetzt, Prozesse laufen ähnlich
• „3“:      Verfahren sind standardisiert, dokumentiert und kommuniziert
• „4“:      Verfahren werden gemessen, Automatisierung eingeschränkt
• „5“:      Automatisiert, kontinuierlich optimiert auf Best Practice Niveau

Bei der Ermittlung des Reifegrades auf Attributebene werden die generischen bzw. für alle COBIT^® Prozesse geltenden und allgemeingültigen Prozessattribute hinsichtlich sechs Bewertungsperspektiven analysiert und in das Reifegradmodell auf Attributebene überführt.

Bei der „mITSM COBIT^® Reifegradbestimmung“ werden beide Modelle zur Ermittlung des Reifegrades verwendet. Es wird also zum Einen die Leistungsfähigkeit der IT Prozesse Ihrer Organisation ermittelt hinsichtlich der Übereinstimmung mit den good practices nach COBIT^® und zum Anderen die allgemeingültigen Prozessattribute, die Grundlage für den Erfolg einzelner Prozesse sind. Da oftmals nicht alle COBIT Prozesse vorhanden sind und daher nicht überprüft werden müssen, gibt es die Möglichkeit, durch  den „mITSM COBIT^®  Quick Check“ schneller und kostengünstiger die  Reife einzelner IT Prozesse festzustellen. Es werden hierbei insgesamt 6 vorher ausgewählte Prozesse überprüft.

Egal ob alle Prozesse oder nur 6 ausgewählte Prozesse analysiert werden - die Ergebnisse der Analyse werden in die COBIT^® Reifegradmodelle überführt. Die dadurch identifizierten Lücken (GAPs) werden aufgezeigt. Um diese GAPs zu schließen bedarf es eines konkreten Maßnahmenkataloges welcher den Handlungsbedarf darstellt. Die „mITSM COBIT^® GAP-Analyse“ unterstützt Sie beim Schließen der gefundenen GAPs indem ein konkreter Maßnahmenkatalog erstellt wird und wir bei der Umsetzung dieser Maßnahmen unterstützend zur Seite stehen.

Folgende Ziele werden mit der "mITSM COBIT^® Reifegradbestimmung und GAP-Analyse" erreicht:

•       Definition der Zielereifegrade auf Basis einer von der Business-Strategie abgeleiteten IT-Strategie
•       Schaffung einer  schnellen und kostengünstigen Orientierung des IST Zustandes
•       Transparente Darstellung der Reifegrade der bestehenden IT Prozesse bzw. der Attribute der IT Prozesse
•       Standortbestimmung vor oder während eines IT Service Management bzw. COBIT^® Implementierungsprojektes
•       Aufstellen eines pragmatischen Maßnahmenkatalogs hinsichtlich der notwendigen Verbesserungen
•       Priorisierung der Maßnahmen in kurz-, mittel-, und langfristige Verbesserungen
•       Unterstützung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

 Vorgehen bei einer mITSM COBIT^® Reifegradbestimmung und GAP-Analyse:

1.Phase: Festlegung der Ziele

Im ersten Schritt wird im Gespräch mit Ihnen die Soll-Performance der IT Prozesse unter Berücksichtigung der Business- und IT-Ziele festgelegt und auf die relevanten COBIT^® Prozesse abgeleitet.  Anschließend werden daraus die SOLL Reifegrade abgeleitet. Diese Leistung erfolgt „on-site“ bei Ihnen vor Ort und nimmt je nach Wahl des Paketes 0,5 bis 1Tag in Anspruch. Im Anschluss daran wird eine Liste der für die Dokumentenprüfung erforderlichen Dokumente und Aufzeichnungen erstellt.

2.Phase: Sichtung der Prozessdokumentation

Je nach Wahl des Paketes (alle oder 6 vorher ausgewählte Prozesse) werden die entsprechenden  Prozessdokumente ausgiebig gesichtet und analysiert. Bereits an dieser Stelle werden durch mITSM die späteren Interviewpartner identifiziert und vorgeschlagen. In gemeinsamer Abstimmung mit Ihnen werden die Interviewpartner für die vor Ort Analyse bestimmt und der Zeitrahmen dafür festgelegt. Hieraus ergeben sich in der Regel Rückschlüsse über eine sinnvolle Schwerpunktsetzung bei den Vor-Ort-Aktivitäten. Diese Leistung erfolgt „off-site“ und nimmt je nach Wahl des Paketes 0,5 bis 1 Tag in Anspruch.

3.Phase: Durchführung der Interviews

Erfahrene Senior Berater und zertifizierte Auditoren des mITSM analysieren vor Ort die ausgewählten Prozesse und werden dazu mit den zuvor auf allen Ebenen festgelegten Interviewpartnern Gespräche führen. Wesentliches Ziel ist das Erfassen und Verifizieren von Informationen. Hierzu werden Interviews geführt, weitere Dokumente und Aufzeichnungen gesichtet und Beobachtungen getätigt. Dies alles erfolgt stichprobenartig mit dem Ziel, ein umfassendes und der Realität entsprechendes Bild der Situation zu zeichnen.Diese Leistung erfolgt „on-site“ bei Ihnen vor Ort und nimmt je nach Wahl des Paketes 1 bis 3 Tage in Anspruch.

4.Phase: Auswertung der Ergebnisse

Nachdem alle ausgewählten Prozesse vor Ort analysiert und die Gespräche mit den Interviewpartner durchgeführt wurden, erfolgt die Auswertung der Ergebnisse. Es werden alle zu analysierenden Prozesse hinsichtlich der festgestellten Stärken und Defizite bewertet und in das relevante COBIT^® Reifegradmodell überführt. Diese Leistung erfolgt „off-site“ und nimmt je nach Wahl des Paketes 0,5 bis 1 Tag in Anspruch.

5.Phase: Erstellung des Berichtes

Auf der Grundlage der ausgewerteten Ergebnisse ist es nun möglich, den momentanen IST Zustand der analysierten Prozesse zu bewerten und schriftlich zu fixieren. Die bestehenden Lücken (GAPs) werden sichtbar und dokumentiert. Diese Leistung erfolgt „off-site“ und nimmt je nach Wahl des Paketes 2 bis 3,5 Tage in Anspruch. Im Ergebnis zeigt der Bericht:

•       Anforderungen an die Prozesse (SOLL Zustand) nach vorher festgelegten Zielen
•       Aktuelle Situation (IST Zustand) der bestehenden Prozesse
•       Die GAPs der bestehenden Prozesse
•       Den Reifegrad der bestehenden Prozesse
•       Maßnahmenkatalog mit Handlungsempfehlungen, eingeteilt in einen kurz-, mittel- und langfristigen Zeithorizont.

6.Phase: Präsentation

Auf Basis des erstellten und Ihnen übergebenen umfangreichen Berichtes werden die wichtigsten Informationen für die Präsentation bei Ihnen vor Ort zusammengefasst. Es wird der Reifegrad der überprüften Prozesse sowie  die von mITSM vorgeschlagenen Verbesserungsmaßnahmen dargestellt und erläutert. Ebenso ist es wichtig für Sie, das Ergebnis der mITSM COBIT^® Reifegradbestimmung und GAP-Analyse richtig zu bewerten. Das mITSM zeiget Wege auf, wie die identifizierten GAPs geschlossen werden können. Diese Leistung erfolgt „on-site“ bei Ihnen vor Ort und nimmt 0,5 Tage in Anspruch.