Welche sieben Prozesse definiert PRINCE2?
PRINCE2 strukturiert den Projektmanagement-Prozess in sieben zentrale Phasen, die den gesamten Projektlebenszyklus systematisch abbilden und steuern.
Vorbereiten eines Projekts
Die initiale Phase vor Projektbeginn dient der strategischen Weichenstellung. Hier werden grundlegende Machbarkeitsstudien durchgeführt und erste Konzeptentscheidungen getroffen. Kernaufgaben umfassen die Evaluation der Projektstudie sowie eine erste wirtschaftliche Bewertung.
Initiieren eines Projekts
In dieser Phase werden die operativen Grundlagen für das Projekt geschaffen. Eine detaillierte Projektplanung bildet das Fundament für die weitere Entwicklung. Dazu wird ein umfassender Projektauftrag in Form der Projektleitdokumentation ausgearbeitet, die Projektorganisation aufgebaut und initiale Projektdokumente erstellt.
Lenken eines Projekts
Im Mittelpunkt steht die strategische Steuerungsebene, auf der der Lenkungsausschuss zentrale Projektentscheidungen trifft. Hier erfolgen die übergeordnete Projektkontrolle und die strategische Ausrichtung des Projekts. Dazu wird eine kontinuierliche Überwachung des Gesamtprojektfortschritts sichergestellt.
Steuern einer Phase
Dieser Prozess bildet die operative Steuerungsebene, also das Tagesgeschäft des Projektmanagers ab, der den laufenden Projektfortschritt überwacht und detailliert steuert. Seine Hauptaufgaben bestehen aus der operativen Projektsteuerung, dem Ressourcenmanagement, einer kontinuierliche Risikobewertung sowie der Fortschrittskontrolle.
Als generischer Governance-Prozess kann dieser Prozess auf jede Art von Projekt angewendet werden. Unseres Erachtens ist es für den Projekterfolg jedoch zuträglich, wenn ein Projektleiter auch fachliches Verständnis für die konkreten Inhalte besitzt.
Managen der Produktlieferung
Dieser Prozess konzentriert sich auf die konkrete Leistungserstellung und Qualitätssicherung der Projektprodukte durch die Teammanager. Dazu steuern diese detailliert die Ausführung der Arbeitspakete, stellen damit die Produktlieferung sicher und führen anschließend die Qualitätskontrolle durch.
Da die Teammanager also die fachlichen Spezialisten im PRINCE2-Framework darstellen, empfehlen wir, dass sie den Projektmanager auch bei der Klärung fachlicher Fragen unterstützen, etwa im Zuge der Planung.
Managen eines Phasenübergangs
Dieser Prozess definiert die essentiellen Aktivitäten des Projektmanagers bei Übergängen zwischen Managementphasen, die bewusst als Kontrollpunkte innerhalb des Projekts gesetzt werden. Ziel ist es, dem Lenkungsausschuss die notwendigen Entscheidungsgrundlagen für den Phasenabschluss und die Freigabe der nächsten Phase zur Verfügung zu stellen.
Wir sehen es als sinnvoll an, als Projektleiter den Phasenübergang dafür zu nutzen, über den gegenwärtigen Projektstand zu reflektieren, etwa indem gesammelte Erfahrungen eingeordnet werden. Das könnte nach Vorbild einer agilen Retrospektive auch zusammen mit dem Team ritualisiert erfolgen.
Abschließen eines Projekts
Im finalen Prozess wird insbesondere die kontrollierte Beendigung des Projekts sichergestellt. Es erfolgt eine systematische Reflexion und ein Wissenstransfer. Dazu werden die Projektprodukte an den Kunden übergeben, eine formale Projektbeendigung durchgeführt, eine umfassende Ergebnisdokumentation erstellt sowie Lessons-Learned-Workshops durchgeführt.
Ein expliziter Projektabschluss und eine klar kommunizierte, formale Übergabe ist nach unserer Erfahrung nicht zu unterschätzen. So werden die Übernahme von Verantwortlichkeiten in der Zielorganisation gefördert und „nicht enden wollende Projekte“ vermieden.