Die Fristverlängerung bei Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO: Wann ist sie wirklich nötig?

von Niklas Greimann

Eines der mächtigsten Betroffenenrechte der DSGVO ist das Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO. Es ermöglicht Betroffenen, einen vollständigen Überblick darüber zu bekommen, wer welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet und aus welchem Grund.
Doch für Unternehmen bedeutet das oft: Datenberge durchforsten, Informationen strukturieren und alles innerhalb eines Monats bereitstellen. Ob Startup oder Global Player – der organisatorische und technische Aufwand kann zur echten Mammutaufgabe werden.

Die Ausnahmeklausel in Art. 12 Abs. 3 S. 2–3 DSGVO

Die DSGVO sieht für besonders komplexe Fälle (oder wenn eine hohe Anzahl von Anträgen vorliegt) eine Sonderregelung vor: die Fristverlängerung.

„Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Der Verantwortliche unterrichtet die betroffene Person innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über eine Fristverlängerung, zusammen mit den Gründen für die Verzögerung.“

Eine Frage, die immer wieder in unseren Schulungen gestellt wird, ist: „Wann darf man als Unternehmen rechtssicher von einer erforderlichen Fristverlängerung ausgehen?“

Grundsätzlich gilt festzuhalten: die Fristverlängerung wird als Ausnahmeregelung betrachtet.
Das Bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) verweist auf den klaren Wortlaut des Art. 15 Abs. 3 S. 2 DSGVO und ergänzt in seinem Leitfaden noch, dass der Verantwortliche „die Komplexität anhand objektiver Kriterien darlegen muss“.
Es wird also deutlich, dass die Aufsichtsbehörden stets eine Einzelfallprüfung erwarten und die Fristverlängerung nur als Ausnahme funktioniert. Eine pauschale Verlängerung bspw. bei Auskunftsersuchen von ehemaligen Mitarbeiter:innen ist nicht möglich.

Wie begründet man eine Fristverlängerung?

Laut Gesetz muss die betroffene Person innerhalb der ursprünglichen Monatsfrist, unter Nennung der Gründe für die Verlängerung, informiert werden. Diese sollten objektiv nachvollziehbar sein und dabei alle wesentlichen Entscheidungsgründe enthalten. Eine standardisierte Verlängerung sollte hier also definitiv vermieden werden.

Fazit

Die Fristverlängerung ist für viele Unternehmen eine wichtige Regelung, um in komplexen Sachverhalten keine unmögliche Frist erfüllen zu müssen. Allerdings muss beachtet werden, dass eine pauschale Ausweitung auf beliebige Fälle nicht von der DSGVO gedeckt ist und man stets den Einzelfall sorgfältig abwägen muss. Alle Begründungen sollten fundiert vorgenommen und dokumentiert werden, sonst droht ein Verstoß gegen die DSGVO.

Über den Autor: Niklas Greimann

Niklas ist Trainer und Produktmanager für den Bereich Datenschutz. Als ausgebildeter Jurist mit dem Schwerpunkt Datenschutz steht er unseren Teilnehmern jederzeit Rede und Antwort. Dank seiner langjährigen Erfahrung in verschiedenen KMUs kann er in seinen Trainings einen hohen Praxisbezug herstellen. Niklas legt Wert auf den Austausch zwischen den Teilnehmern und darauf, seine Schulungen abwechslungsreich und kurzweilig zu gestalten.

10.07.2025