Wie beeinflusst der EU AI Act den Einsatz von KI im Personalwesen?

Der EU AI Act ist in aller Munde – und das aus gutem Grund: Wer im Unternehmen Künstliche Intelligenz einsetzt, muss sich jetzt ernsthaft mit den neuen Regeln auseinandersetzen. Besonders im Personalwesen betrifft das viele Unternehmen direkt, denn KI-Tools für Bewerbermanagement, Leistungsbeurteilung oder Mitarbeiterüberwachung fallen unter den Anwendungsbereich der Verordnung. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um den EU AI Act und seine Auswirkungen auf KI im Personalwesen.

Was ist der EU AI Act und wen betrifft er?

Der EU AI Act ist die weltweit erste umfassende gesetzliche Regulierung für Künstliche Intelligenz. Die Verordnung legt fest, welche KI-Systeme erlaubt sind, welche besonderen Anforderungen gelten und welche Anwendungen verboten sind. Sie gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme in der EU entwickeln, vertreiben oder einsetzen – unabhängig vom Unternehmenssitz.

Wenn Sie als Arbeitgeber in Deutschland ein KI-Tool für Personalauswahl, Mitarbeiterbewertung oder Arbeitszeitplanung nutzen, fällt das in den Anwendungsbereich des EU AI Act. HR-Abteilungen sollten daher genau prüfen, welche digitalen Tools sie einsetzen und wie diese einzuordnen sind.

Welche KI-Systeme im HR gelten als Hochrisiko?

KI-Systeme, die zur Entscheidung über Einstellung, Beförderung, Kündigung oder Leistungsbeurteilung eingesetzt werden, stuft der EU AI Act als Hochrisiko-Systeme ein. Sie unterliegen den strengsten Anforderungen und müssen vor dem Einsatz besondere Konformitätsnachweise erbringen.

Typische Hochrisiko-Anwendungen in der HR

• algorithmenbasierte Bewerbermanagementsysteme, die Kandidaten automatisch filtern oder bewerten
• KI-Tools zur Analyse von Bewerbungsvideos oder Sprache im Rahmen von KI-Recruiting
• Systeme zur automatisierten Leistungsüberwachung oder Produktivitätsmessung
• KI-gestützte Entscheidungshilfen bei Entlassungen oder Beförderungen
• Emotionserkennungssysteme am Arbeitsplatz

Der Hochrisiko-Status bedeutet kein Verbot – diese Systeme dürfen eingesetzt werden, jedoch nur unter klar definierten Anforderungen an Transparenz, Datensicherheit und menschliche Aufsicht.

Welche Pflichten entstehen für Unternehmen beim KI-Einsatz in der HR?

Unternehmen, die Hochrisiko-KI-Systeme im Personalwesen einsetzen, müssen konkrete Pflichten erfüllen:

1. Risikomanagement: Risiken des KI-Systems systematisch identifizieren und dokumentieren.
2. Transparenz: Bewerberinnen, Bewerber und Mitarbeitende müssen über den KI-Einsatz bei Entscheidungen informiert werden.
3. Menschliche Aufsicht: Vollautomatische Entscheidungen ohne menschliche Überprüfung sind nicht zulässig.
4. Technische Dokumentation: Das KI-System muss vollständig dokumentiert sein, inklusive Trainingsdaten, Funktionsweise und Leistungsmetriken.
5. Datensicherheit und Genauigkeit: Eingesetzte Systeme müssen robust, sicher und präzise funktionieren.

Wie unterscheidet sich der EU AI Act von der DSGVO im HR-Kontext?

DSGVO und EU AI Act ergänzen sich, regeln aber unterschiedliche Aspekte: Die DSGVO schützt personenbezogene Daten, der EU AI Act reguliert den sicheren und transparenten Einsatz von KI-Systemen. Beim KI-gestützten Recruiting müssen Sie beide Regelwerke gleichzeitig erfüllen. Da beide eigene Aufsichtsbehörden und Sanktionsmechanismen haben, empfiehlt sich eine integrierte Compliance-Strategie.

Wie können HR-Abteilungen die AI-Act-Compliance umsetzen?

1. Bestandsaufnahme: Alle KI-Tools in der HR erfassen, einschließlich solcher mit KI-Funktionen von Drittanbietern.
2. Risikoklassifizierung: Für jedes System prüfen, ob es als Hochrisiko einzustufen ist.
3. Verantwortlichkeiten klären: Zuständigkeit für KI-Compliance in HR, IT, Datenschutz oder Compliance definieren.
4. Dokumentation aufbauen: Technische und organisatorische Dokumentation für alle relevanten Systeme erstellen.
5. Schulungen durchführen: HR-Mitarbeitende über Funktionsweise der Systeme und gesetzliche Grenzen informieren.
6. Prozesse anpassen: Menschliche Überprüfung bei KI-gestützten Entscheidungen sicherstellen.

Wer KI-Kompetenz im Unternehmen aufbauen möchte, braucht mehr als technisches Know-how: Es geht darum, KI-Entscheidungen kritisch zu hinterfragen, Risiken zu erkennen und rechtliche Anforderungen im Alltag umzusetzen.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen den EU AI Act?

Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder: Für den Einsatz verbotener KI-Systeme bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes; Verstöße gegen Pflichten für Hochrisiko-Systeme können mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des Jahresumsatzes geahndet werden. Unwissenheit schützt nicht vor Strafe.

Wie wir Sie bei mITSM beim Thema EU AI Act und KI im Personalwesen unterstützen

Der EU AI Act stellt HR-Abteilungen vor Herausforderungen, ist aber auch eine Chance, KI auf ein solides Fundament zu stellen. Wir bei mITSM unterstützen Fach- und Führungskräfte dabei, die notwendigen Kompetenzen für einen rechtssicheren und verantwortungsvollen KI-Einsatz aufzubauen:

• praxisnahe Schulungen rund um KI-Kompetenz und AI-Act-Compliance, ausgerichtet auf den HR-Arbeitsalltag
• Trainings zu relevanten Standards und Frameworks für Risikomanagement und Dokumentationspflichten
• flexible Lernformate in Präsenz, Online-Live oder Inhouse – angepasst an Ihre Unternehmenssituation
• zertifizierte Trainer mit Praxiserfahrung und Zertifizierungen über ICO-Cert als anerkanntem Zertifizierungspartner für KI-Themen

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25.06.2026