Welche Bedeutung hat der Ausnahmebericht in PRINCE2?

Die Bedeutung des Ausnahmeberichts in PRINCE2 kommt zum Einsatz, wenn Toleranzen überschritten wurden oder deren Überschreitung droht. Er ist ein essenzielles Instrument des Eskalationsmanagements, wird vom Projektmanager erstellt und unterstützt den Lenkungsausschuss bei kritischen Entscheidungen.

Berichtsstruktur

Der Ausnahmebericht analysiert die Ursachen der Abweichung und präsentiert konkrete Handlungsoptionen. Er enthält eine detaillierte Bewertung der Situation sowie einen Vorschlag zum weiteren Vorgehen. Die Dokumentation erfolgt strukturiert und lösungsorientiert.

Als wesentliche Komponenten sollte er eine Beschreibung der Ausnahmesituation, eine Ursachenanalyse, eine Auswirkungsbewertung, Handlungsoptionen sowie eine Empfehlung umfassen.

Im Berichtswesen ist es unserer Erfahrung nach entscheidend, sich die Stakeholder und deren typische Fragestellungen bewusst zu machen. Daraus können dann die Daten und Informationen abgeleitet werden, die zur Beantwortung benötigt werden, und wer diese liefern kann. Ob die Informationen dann einem eher klassischen Berichtswesen in Form von explizit zu befüllenden Berichtsformularen entspringen oder sich diese implizit aus Tools ziehen lassen, ist dann von nachgelagerter Bedeutung und kann im Projekt flexibel gestaltet werden.